সমিতির সদস্য চলে গেলে সঞ্চয় ও ঋণের হিসাব মেলানোর নিয়ম
সমিতি পরিচালনার সময় এমন পরিস্থিতি তৈরি হয়, যখন কোনো সদস্য ব্যক্তিগত কারণে সমিতি থেকে চলে যেতে চান।
তখন তাঁর জমা করা সঞ্চয়, চলমান ঋণ, বকেয়া কিস্তি এবং অন্যান্য পাওনার হিসাব কীভাবে হিসাব মিটানো হয়—এ নিয়ে প্রশ্ন দেখা দেয়।
এই অবস্খায় তাড়াহুড়ো করে টাকা ফেরত দেওয়া বা হিসাব বন্ধ করে দেওয়া ঠিক নয়।
প্রথমে সদস্যের সকল প্রকার লেনদেন যাচাই করতে হবে, তার কোন খাতে কত হিসাব আছে,
তা সমিতির নিয়ম অনুসারে সমাধান করতে হবে এবং নিষ্পত্তির প্রতিটি ধাপ পরিষ্কার ভাবে সংরক্ষণ করতে হবে।
তা না হলে পরবর্তী তে হিসাবে গরমিল দেখা দিবে।
আসুন জেনে নেই , কোনো সদস্য সমিতি ছেড়ে গেলে কীভাবে তাঁর হিসাব সঠিকভাবে সমাধান করতে হবে।
-
সদস্যের পদত্যাগের আবেদন সংরক্ষণ করুন
মৌখিকভাবে কেউ সদস্যপদ ছাড়তে চাইলে তা গ্রহণ করা যাবে না। সদস্য সমিতি ছাড়তে চাইলে প্রথমে তাঁর লিখিত আবেদন গ্রহণ করুন।
আবেদনে সদস্যের নাম, সদস্য নম্বর, যোগাযোগের তথ্য এবং পদত্যাগের কারণ স্পস্ট ভাবে লিখিত থাকতে হবে।
আবেদন পাওয়ার পর সমিতির নিয়ম বা বিধি অনুযায়ী পদত্যাগের পরবর্তী পদক্ষেপ অনুসরন করুন।
-
বকেয়া হিসাব বা ঋণ শেষ করা
সদস্যের নামে কোনো ধরনের বকেয়া ঋণ বা কিস্তি বাকি আছে কি না, তা গভীরভাবে যাচাই করতে হবে।
যদি ঋণ থাকে, তবে সম্পূর্ণ ঋণের টাকা ও সার্ভিস চার্জ – লাভ পরিশোধ করার পরই পদত্যাগের আবেদন পরবর্তী ধাপে এগোবে।
ঋণ থাকা অবস্থায় কোনোভাবেই সদস্যকে হিসাব শেষ করে জামানত ফেরত দেওয়া যাবে না।
-
শেয়ার ও সঞ্চয় ফেরত হিসাব করা
ঋণ বা অন্য কোনো বকেয়া না থাকলে সদস্যের আসল পাওনা বা সঞ্চয় হিসাব করুন। হিসাবের পরে সদস্য কোন পাওনা পেলে মিটিয়ে দিন।
-
সদস্যের সঙ্গে হিসাবের বিবরণ মিলিয়ে নিন
হিসাব শেষ হলে সদস্যকে তাঁর সঞ্চয়, ঋণের বকেয়া এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক পাওনার বিবরণ বুঝিয়ে দিন।
কোনো অমিল থাকলে সকল রসিদ, পাশবই ও লেনদেনের রেকর্ড দেখে সমাধান করতে হবে।
সদস্যের সঙ্গে আলোচনা করে হিসাবের ভুল সংশোধন করলে পরবর্তী সময়ে হিসাবে ভুল বোঝাবুঝির ঝুঁকি কমে।
সম্ভব হলে চূড়ান্ত হিসাবের একটি লিখিত বিবরণ সদস্যকে দিন এবং সমিতির কাছেও একটি কপি সংরক্ষণ করুন।
-
সদস্যের হিসাব বন্ধ করার আগে রেকর্ড সংরক্ষণ করুন
সকল পদক্ষেপ সম্পন্ন হলে সদস্যের হিসাব বন্ধ করার আগে সব তথ্য পুনরায় যাচাই করুন। এবং গুরুত্বপূর্ণ
কিছু রশিদ সংরক্ষন করুন-
- পদত্যাগের আবেদন ও অনুমোদন
- চূড়ান্ত সঞ্চয় ও ঋণের হিসাব
- সমন্বয়ের বিবরণ
- টাকা পরিশোধের রসিদ বা প্রমাণ
- সদস্যের প্রাপ্তিস্বীকার
- হিসাব বন্ধের তারিখ ও অনুমোদনের তথ্য
এই রেকর্ড গুলো ভবিষ্যতে অডিট, হিসাব যাচাই বা কোনো প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার ক্ষেত্রে কাজে লাগবে।
-
সদস্য রেজিস্টার ও সফটওয়্যার আপডেট করা
খাতাভিত্তিক সদস্য রেজিস্ট্রারে উক্ত সদস্যের নামের পাশে “পদত্যাগকৃত” বা “বাতিল” লিখে তারিখ উল্লেখ করতে হবে।
পাশাপাশি আপনার ব্যবহৃত ডিজিটাল সফটওয়্যারে (যেমন: Somity Keeper) সদস্যের স্ট্যাটাস ‘Active’ থেকে পরিবর্তন করে ‘Inactive’ বা ‘Resigned’
করে দিতে হবে, যাতে তার আইডি থেকে ভুলবশত আর কোনো ট্রানজাকশন না হয়।
-
আইডি কার্ড ও ডকুমেন্টস জমা নেওয়া
সমিতির দেওয়া মূল সদস্য পরিচয়পত্র (ID Card), পাসবুক বা লেনদেনের ডায়েরি সদস্যের নিকট থেকে ফেরত নিয়ে অফিসে জমা রাখতে হবে।
সমিতির কোনো সদস্য যখন পদত্যাগ করেন, তখন তার সঞ্চয় ও ঋণের হিসাব খুব সাবধানে ও স্বচ্ছভাবে শেষ করা দরকার। প্রতিটি হিসাব ভালোভাবে যাচাই করে এবং সমিতির নিয়ম মেনে টাকা পরিশোধ করলে ভবিষ্যতে কোনো ভুল বোঝাবুঝি বা ঝামেলা থাকে না।
তাই সদস্য চলে যাওয়ার সময় শুধু তাড়াহুড়ো করে টাকা ফেরত না দিয়ে, পুরো হিসাবটা একদম ঠিক আছে কি না তা ভালো করে নিশ্চিত করুন। এতে যেমন সদস্যের ভরসা বজায় থাকে, তেমনি সমিতির আর্থিক হিসাব-নিকাশও অনেক সুন্দর ও গোছানো থাকে।
ডেমো ও যোগাযোগ
- ডেমো লিংক :- Somity Keeper Demo
- ওয়েবসাইট:- www.somitykeeper.com
- দাম সম্পর্কে জানুনঃhttps://somitykeeper.com/pricing/
- ফেসবুক পেজ:- www.facebook.com
- সফটওয়্যার অর্ডার করতেঃ somitykeeper.com/buy_now/
👉 Somity Keeper Software – সমিতি পরিচালনায় আধুনিক প্রযুক্তির সর্বোত্তম ব্যবহার নিশ্চিত করুন!
About the Author
